indirettamente, una persona fisica e che possono fornire informazioni sulle sue caratteristiche, le sue abitudini, il suo stile di vita, le sue relazioni personali, il suo stato di salute, la sua situazione economica, ecc.Particolarmente importanti sono:
- i dati che permettono l’identificazione diretta – come i dati anagrafici (ad esempio: nome e cognome), le immagini, ecc. – e i dati che permettono l’identificazione indiretta, come un numero di identificazione (ad esempio, il codice fiscale, l’indirizzo IP, il numero di targa);
- i dati rientranti in particolari categorie: si tratta dei dati c.d. \”sensibili\”, cioè quelli che rivelano l’origine razziale od etnica, le convinzioni religiose, filosofiche, le opinioni politiche, l’appartenenza sindacale, relativi alla salute o alla vita sessuale. Il Regolamento (UE) 2016/679 (articolo 9) ha incluso nella nozione anche i dati genetici, i dati biometrici e quelli relativi all’orientamento sessuale;
- i dati relativi a condanne penali e reati: si tratta dei dati c.d. \”giudiziari\”, cioè quelli che possono rivelare l’esistenza di determinati provvedimenti giudiziari soggetti ad iscrizione nel casellario giudiziale (ad
esempio, i provvedimenti penali di condanna definitivi, la liberazione condizionale, il divieto od obbligo di soggiorno, le misure alternative alla detenzione) o la qualità di imputato o di indagato. Il Regolamento (UE) 2016/679 (articolo 10) ricomprende in tale nozione i dati relativi alle condanne penali e ai reati o a connesse misure di sicurezza.
Con l’evoluzione delle nuove tecnologie, altri dati personali hanno assunto un ruolo significativo, come quelli relativi alle comunicazioni elettroniche (via Internet o telefono) e quelli che consentono la geolocalizzazione, fornendo informazioni sui luoghi frequentati e sugli spostamenti. Per \”trattamento\” (ex art. 4 numero 2 del Regolamento UE 2016/679) si intende qualsiasi operazione o insieme di operazioni, compiute con o senza l’ausilio di processi automatizzati e applicate a dati personali o insiemi di dati personali, come la raccolta, la registrazione, l’organizzazione, la strutturazione, la conservazione, l’adattamento o la modifica, l’estrazione, la consultazione, l’uso, la comunicazione mediante trasmissione, diffusione o qualsiasi altra forma di messa a disposizione, il raffronto o l’interconnessione, la
limitazione, la cancellazione o la distruzione. Tale trattamento deve essere improntato ai principi di correttezza, liceità, trasparenza tutelando la Vostra riservatezza e i Vostri diritti.
Identità e Dati di Contatto
| Titolare del trattamento dati | Associazione Eqo APS |
| Sede legale | Via Vagni 5 c/o Horti di Porta Paldi, Cassino, Lazio, Italia |
| Codice Fiscale | 90022090600 |
| Sito Istituzionale | www.eqonoprofit.it |
Finalità e Trattamenti dei Dati
| Tipologia Trattamento | Finalità e Basi Legali del Trattamento | Categorie di Interessati | Categorie di Dati Personali | Categorie di Destinatari |
|---|---|---|---|---|
| Gestione del rapporto e organizzazione delle attività associative, conservazione archivio storico (atti, delibere, registri, bilanci, ecc), servizio newsletter, promozione eventi/iniziative/petizioni/audit, informazione, sondaggi, campagne di promozione sociale, raccolta fondi |
Art. 6 lett. A) e B) REG EU 679/2016, Art. 9 lett. D) REG EU 679/2016, Art. 118 Cost., Art. 5 e 35 D. Lgs. 117/2017 |
Enti associati (Regionali), Organi dell’Associazione, Associati e volontari |
Dati anagrafici e di contatto (recapiti), immagini (audio/video), dati disciplinari, dati bancari (pagamenti), dati idonei a rivelare origini o etnie degli associati |
Segreterie regionali, responsabili esterni del trattamento, manutentori informatici (HW/SW) |
| Tipologia Trattamento | Finalità e Basi Legali del Trattamento | Categorie di Interessati | Categorie di Dati Personali | Categorie di Destinatari |
|---|---|---|---|---|
| Raccolta, trattamento, registrazione, elaborazione, conservazione, esibizione cartacea/elettronica (anche cloud) per: produzione, archiviazione, comunicazione, prova di documenti e attività associative (statuti, regolamenti, delibere, tesseramenti, censimenti, provvedimenti, direttive, verbalizzazioni, assemblee, eventi, attività, formazione, esecuzione e rendicontazione di progetti), controllo da parte di Organi interni e autorità pubbliche o promotori/finanziatori |
Art. 6 lett. A), B), C), D) REG EU 679/2016 | Associati, Organi regionali e nazionali dell’Associazione, Volontari |
Dati anagrafici e di contatto (inclusi email e IP), report e schede, dati di tesseramento e registri, registrazioni audio/video anche per attività da remoto (es. assemblee, tavoli di lavoro, webinar, videoconferenze) |
Responsabili esterni per assistenza, fornitori cloud, piattaforme di videoconferenza, manutenzione informatica |
Trattamento dati dipendenti, collaboratori e volontari
| Tipologia Trattamento | Finalità e Basi Legali del Trattamento | Categorie di Interessati | Categorie di Dati Personali | Categorie di Destinatari |
|---|---|---|---|---|
| Gestione del rapporto di lavoro o servizio, anche in ambiente salute/lavoro agile/remoto (smart working, videoconferenze, riunioni) | Art. 6.1 lett. B), C), F) e Art. 9 co. 2 lett. B), Art. 29 REG EU 679/2016 – Statuto lavoratori e normativa sulla sicurezza/previdenza/lavoro | Dipendenti, collaboratori e volontari | Anagrafici, contatto (email, IP), curriculari, contrattuali, sindacali, previdenziali, disciplinari, bancari, salute e malattia, familiari, audio/video, accessi (log), file | Commercialista, Fiscalista, Consulente del lavoro, Sindacati, Fornitori IT, INP Service Srl, Google Meet, Skype, Zoom, FACTORIAL |
Gestione acquisto e forniture di beni e servizi
| Tipologia Trattamento | Finalità e Basi Legali del Trattamento | Categorie di Interessati | Categorie di Dati Personali | Categorie di Destinatari |
|---|---|---|---|---|
| Gestione dell’acquisto ed esecuzione di forniture | Art. 6 lett. A) e B) REG EU 679/2016 | Fornitori di prodotti e servizi | Anagrafici, contatto, bancari | Commercialista, Fiscalista, Consulente legale, Fornitori IT, servizi telefonici e trasmissione dati |
Attività comunicative, stampa e raccolta fondi
| Tipologia Trattamento | Finalità e Basi Legali del Trattamento | Categorie di Interessati | Categorie di Dati Personali | Categorie di Destinatari |
|---|---|---|---|---|
| Comunicazione, redazione, informazione pubblica anche per raccolta fondi | Art. 6 lett. A), B), F), Art. 9 co. 2 lett. B), G) REG EU 679/2016, Art. 21 e 118 Cost. | Associati, utenti, agenzie stampa, giornalisti, editori, istituzioni, enti pubblici e privati | Anagrafici, contatto (email/IP), dati sensibili (audio/video) | Fornitori IT, piattaforme web/social (es. StreamYard, Facebook, YouTube), mailing list, tipografie |
Mailing list e attività associative
| Tipologia Trattamento | Finalità e Basi Legali del Trattamento | Categorie di Interessati | Categorie di Dati Personali | Categorie di Destinatari |
|---|---|---|---|---|
| Gestione mailing list, eventi, promozione sociale, raccolta fondi | Art. 6 lett. A) e B), Art. 9 lett. D), Art. 118 Cost., Art. 5 e 35 D.lgs. 117/2017 | Enti associati, Organi Associazione, Associati, volontari | Anagrafici, contatto, immagini, disciplinari, bancari, dati etnici | Segreterie Regionali, INP Service Srl, Fornitori IT |
Servizi PIT Salute e Giustizia
| Tipologia Trattamento | Finalità e Basi Legali del Trattamento | Categorie di Interessati | Categorie di Dati Personali | Categorie di Destinatari |
|---|---|---|---|---|
| Registrazione, consultazione, comunicazione e conservazione dei dati per tutela legale e sanitaria | Art. 6 lett. A) e B), Art. 9 co. 2 lett. D) REG EU 679/2016, Art. 5 D.lgs. 117/2017 | Associati, Utenti, Volontari | Anagrafici, sanitari, contenzioso/giudiziari, bancari, opinioni politiche/sindacali, consumo | Segreterie Regionali, partner associativi, Ing. Marco La Porta (cloud), Assemblee territoriali, Consulenti, Avvocati, Medici, Fornitori IT |
Contitolarità con Associazioni Terze
| Tipologia Trattamento | Finalità e Basi Legali del Trattamento | Categorie di Interessati | Categorie di Dati Personali | Categorie di Destinatari |
|---|---|---|---|---|
| Gestione progetti condivisi, iniziative, adesione carte servizi, promozione sociale, reportistica | Art. 6 lett. A) e B), Art. 9 lett. D) REG EU 679/2016, Art. 118 Cost., Art. 5 e 35 D.lgs. 117/2017 | Associazioni terze, reti associative, istituzioni, utenti | Anagrafici, contatto, origine etnica, stato professionale, opinioni politiche/sindacali, scelte di consumo | Contitolari: ANP, CIA, CRAMCI, reti e associazioni no-profit o di volontariato |
Sono pertinenti, completi e non eccedenti rispetto alle finalità per le quali sono raccolti o successivamente trattati.
Vengono conservati in una forma che consenta l’identificazione dell’interessato solo se necessario e comunque per un periodo di tempo non superiore a quello indispensabile alle finalità per cui essi sono stati raccolti o successivamente trattati.A seconda della diversa tipologia della categoria di interessati e delle singole finalità del trattamento, i dati personali, comuni e sensibili, vengono forniti direttamente dagli interessati e inseriti in data base cartacei o elettronici del Titolare del trattamento presso la sede sociale o in locali controllati da esso autorizzati, oppure in formato esclusivamente elettronico presso data base nel territorio nazionale, grazie a servizi di conservazione in cloud delegati a terzi responsabili del trattamento, accessibili con trasmissioni in forma protetta.I dati sensibili o giudiziari vengono trattati secondo logiche e sistemi volti a minimizzare l’identificazione dell’interessato durante il processo di trattamento, nei limiti in cui sia consentito all’operatore incaricato dal Titolare di poter gestire il dato in funzione della necessaria erogazione del servizio richiesto.Il Titolare individua, autorizza e nomina gli incaricati del trattamento secondo profili di attribuzione di competenze e funzioni per la singola finalità svolta.
Trasferimento Dati a Paesi Terzi Extra-UE
I dati audio e video, IP e browser, ed altri eventualmente consentiti dall’utente, registrati e trattati per l’utilizzo dei servizi di videoconferenza in forma temporanea, sono conservati e trattati dai rispettivi gestori negli Stati Uniti nel rispetto del GDPR.
Periodo di Conservazione e Cancellazione
Il Titolare del trattamento opera la distruzione controllata e periodica degli archivi cartacei in genere dopo la conservazione protrattasi per dieci anni. Gli archivi cartacei relativi alle sole finalità di gestione e archiviazione storica dei documenti istituzionali e della vita associativa, nonché dei rapporti con gli associati, vengono conservati senza limitazione di tempo, fatto salvo l’esercizio dei diritti dell’interessato e compatibilmente con le finalità di conservazione storica e statistica del dato.
Per quanto riguarda i dati raccolti e conservati anche in formato elettronico, il Titolare del trattamento dati ha adottato le seguenti modalità e termini di cancellazione:
- Dati associati: non vengono cancellati; dopo la cessazione del rapporto vengono conservati in apposito archivio storico.
- Dati utenti: dopo dieci anni dalla cessazione del servizio erogato, i dati anagrafici vengono cancellati; i dati relativi alla tutela restano in formato anonimo per rendicontazione e analisi.
- Dati raccolti per progetti/eventi/audit/sondaggi: cancellati una volta conclusa l’attività, ma mantenuti in forma anonima per verifica e reportistica pubblica.
- Dati fornitori o consulenti: conservati per dieci anni (termine di legge).
- Dati lavoratori dipendenti o volontari: conservati per dieci anni dalla cessazione del rapporto (termine di legge).
- Dati dei finanziatori: conservati per dieci anni (termine di legge).
Consenso al Trattamento dei Dati Personali
Qualora le finalità di trattamento abbiano come base giuridica un obbligo legale o contrattuale (o anche precontrattuale), l’interessato deve necessariamente fornire i dati richiesti. In caso contrario, vi sarà l’impossibilità da parte del Titolare di procedere al perseguimento delle specifiche finalità di trattamento.
Il consenso può essere rilasciato per iscritto in forma cartacea o in forma elettronica, accedendo online al servizio richiesto, in ogni caso dopo la lettura dell’informativa.
Coloro che si registrano tramite il sito istituzionale (cliccando/flaggando sull’apposita casella a conferma della lettura delle condizioni e della privacy policy) esprimono il consenso chiaro ed esplicito all’informativa ed autorizzano il Titolare al trattamento dei dati personali con le modalità esposte nel presente documento.
Coloro che accedono ai servizi di newsletter o si iscrivono all’associazione autorizzano il trattamento anche per ricevere comunicazioni dirette od automatizzate sul proprio recapito email dal gestore del sito relative a informazioni o comunicazioni sulle attività associative e istituzionali del Titolare, nonché su attività di informazione e divulgazione del settore in cui opera il Titolare.
Coloro che forniscono il consenso autorizzano altresì il Titolare del trattamento ad inviare in formato cartaceo o elettronico comunicazioni dedicate alla raccolta fondi e finanziamenti liberali e volontari.
Processo Decisionale Automatizzato
Il Titolare del trattamento dati non si avvale di processi decisionali automatizzati.
Diritti dell’Interessato
In virtù del CAPO III Diritti dell’interessato, Sezione I “Trasparenza e Modalità”, articoli 12 e ss. del Regolamento dell’Unione europea n. 2016/679, l’interessato al trattamento dati potrà chiedere ed ottenere la conferma della loro esistenza, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.
L’interessato ha il diritto di ottenere informazioni riguardo: l’origine dei dati personali (soggetti da cui vengono raccolti), le finalità e modalità del trattamento, i criteri e la logica del trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici, gli estremi del Titolare e dell’eventuale Responsabile nominato, i soggetti o le categorie di soggetti ai quali i dati vengono comunicati, l’eventuale trasferimento all’estero dei dati e le sue modalità, il periodo di conservazione dei dati o i criteri utilizzati per stabilirlo, eventuali processi decisionali automatizzati anche di profilazione e la loro logica e conseguenze previste.
L’interessato potrà inoltre chiedere:
- l’aggiornamento, la rettifica e l’integrazione dei dati incompleti o inesatti;
- la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco quando il trattamento violi norme di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
- l’attestazione che le operazioni suddette siano state portate a conoscenza, anche nel loro contenuto, di coloro a cui sono stati comunicati o diffusi i dati (eccettuati i casi in cui ciò sia impossibile o troppo oneroso);
- la portabilità dei dati;
- la limitazione del trattamento.
L’interessato potrà opporsi, in tutto o in parte, al trattamento dei dati per motivi legittimi. L’opposizione potrà comportare l’impossibilità totale o parziale da parte del Titolare del trattamento di continuare ad erogare i servizi richiesti.
Nel caso l’interessato non sia soddisfatto del riscontro fornito dal Titolare del trattamento o dal Responsabile, potrà proporre ricorso o reclamo all’Autorità Garante per la protezione dei dati personali come previsto dal Capo VIII, articoli 77 e seguenti del Regolamento dell’Unione europea n. 2016/679.
Eventuali richieste, comunicazioni o reclami dell’interessato e in ogni caso per l’esercizio dei suoi diritti possono essere rivolti a: info@eqonoprofit.it
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Tali misure sono documentate nel registro dei trattamenti, disponibile su richiesta specifica dell’Interessato.
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Informativa per la Videosorveglianza
(Regolamento UE 679/2016)
Questa informativa è fornita ai sensi del Regolamento UE 2016/679 (GDPR) e in conformità con il Provvedimento generale del Garante del 8 aprile 2010 in materia di videosorveglianza.
Essa integra l’informativa semplificata fornita tramite la segnaletica presente presso le videocamere.
Titolare del Trattamento
Il titolare del trattamento dei dati è l’Associazione EQO APS, info@eqonoprofit.it
Responsabile Interno del Trattamento
I dati possono essere trattati anche da soggetti autorizzati, debitamente istruiti secondo la normativa vigente.
Contatto Responsabile della Protezione dei Dati (DPO)
contatti DPO – info@eqonoprofit.it
Finalità del Trattamento
I dati raccolti dai sistemi di videosorveglianza vengono trattati per assolvere alle seguenti finalità specifiche:
| Finalità del trattamento | Base giuridica | Categorie di dati | Periodo di conservazione |
|---|---|---|---|
| Tutela del patrimonio del Comune e dell’associazione da atti vandalici, danneggiamenti e furti. | Interesse legittimo (Art. 6, par. 1, lett. f – Regolamento UE) | Immagini e riprese video | 168 ore dalla ripresa. In caso di sospetto o evidente reato, fino a 15 giorni su richiesta dell’Autorità competente. Le immagini vengono poi eliminate automaticamente e in modo irreversibile. |
| Sicurezza e incolumità del personale universitario, studenti e visitatori. | Interesse legittimo | Immagini e riprese video | 168 ore |
| Prevenzione e rilevazione di accessi illeciti o non autorizzati agli spazi dell’associazione. | Interesse legittimo | Immagini e riprese video | 168 ore |
| Necessità investigative dell’Autorità giudiziaria o forze di Polizia. | Obbligo legale (Art. 6, par. 1, lett. c – Regolamento UE) | Immagini e riprese video | Secondo richiesta autorità |
Obbligatorietà del Conferimento dei Dati
Il conferimento dei dati è obbligatorio per accedere agli spazi sottoposti a videosorveglianza. Il mancato conferimento comporta l’impossibilità di accesso.
Categorie di Destinatari e Trasferimento Dati
I dati possono essere trattati da dipendenti e collaboratori autorizzati dell’associazione e comunicati alle autorità competenti (giudiziaria o pubblica sicurezza) su richiesta.
Trasferimento verso Paesi Extra UE
Il Titolare non trasferisce i dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo.
Modalità di Trattamento
La videosorveglianza è effettuata tramite telecamere digitali fisse in modalità “Motion Detection” 24/7. Le immagini sono visualizzabili in tempo reale e archiviate su server interni.
- Le registrazioni sono conservate su supporti elettronici interni all’associazione.
- I dati sono accessibili solo da personale autorizzato.
- Possono essere forniti all’Autorità su richiesta per finalità investigative.
- È garantita la sicurezza informatica in conformità all’art. 32 GDPR e Circolare AgID 2/2017.
- Non è previsto collegamento con Istituti di Vigilanza o Forze dell’Ordine.
Diritti dell’Interessato
L’interessato ha diritto a:
- Accesso ai dati personali (Art. 15 GDPR)
- Opposizione al trattamento (salvo obblighi di legge)
- Limitazione del trattamento (Art. 18 GDPR)
- Cancellazione (diritto all’oblio) salvo dati che devono essere conservati
Non esercitabili: diritto di aggiornamento, rettifica (Art. 16) e portabilità (Art. 20) per la natura del dato (immagini video).
L’interessato può richiedere accesso a registrazioni dove è ripreso, allegando documento d’identità. I dati di terzi non verranno in nessun caso trasmessi o oscurati.
Richieste di accesso vanno indirizzate al Contact Center dell’associazione. Per esercizio di diritti relativi al trattamento, contattare il DPO.
È sempre possibile proporre reclamo al Garante Privacy: www.garanteprivacy.it
Privacy Policy
Il presente documento costituisce la “Privacy Policy” dell’Associazione EQO APS ed è soggetto ad aggiornamenti per variazioni normative o procedurali.
Le sedi regionali dell’associazione operano come titolari autonomi.
Data del documento: 27 giugno 2024
